Как провести воркшоп на онлайн-доске

После воркшопа у команды на руках остается материал, с которым можно работать дальше: план на квартал, список приоритетов, набор согласованных идей. Чтобы быстро получить результат, к встрече нужно подготовиться — например, собрать на онлайн-доске этапы, инструкции и данные, которые могут понадобиться. Разберем, как устроить воркшоп в онлайне и какие практики для него выбрать.

Что такое воркшоп и зачем он нужен

Воркшоп — это формат встречи, на которой участники вместе работают над задачей и получают конкретный результат: план, набор идей, прототип, решение проблемы. Воркшоп проводит фасилитатор — человек, который управляет процессом, следит за временем и помогает группе двигаться к цели, но не навязывает свои решения.

Воркшопы используются в разных областях: в бизнесе — для планирования и принятия решений, в образовании — для отработки навыков, в дизайне — для генерации идей и тестирования гипотез, в управлении персоналом — для адаптации сотрудников и работы с корпоративной культурой.

Есть разные типы воркшопов. Например, воркшопы-тренинги — их используют для отработки навыков: участники слушают теорию, сразу пробуют на практике и получают обратную связь. Есть стратегические воркшопы — на них команда анализирует ситуацию, определяет приоритеты и составляет план действий. Еще существуют креативные, проблемно-ориентированные и другие виды. Выбор зависит от задачи: нужно ли команде научиться чему-то, принять решение или придумать идеи.

Классический воркшоп проходит в несколько этапов: разогрев, постановка задачи, генерация идей, фильтрация и отбор, презентация результатов. Он длится от 1,5 до 4 часов: если сессия длится дольше четырех часов, участники устают, короче полутора — не хватает времени на работу.

Пример структуры воркшопа

Как организовать воркшоп на онлайн-доске

1. Определите цели и участников. Сформулируйте, что участники должны получить к концу встречи. Чем конкретнее цель, тем проще выстроить процесс и понять, получилось ее достичь или нет. Например, не «обсудить стратегию», а «выбрать три идеи для нового продукта».

2. Определите, кто нужен для достижения этой цели, и соберите группу из 5–12 человек. Если участников меньше пяти — будет недостаточно точек зрения, больше 12 — станет сложно управлять обсуждением и часть людей будет отмалчиваться.

3. Выберите формат. Решите, какие активности помогут достичь цели. Если нужно собрать идеи — подойдет мозговой штурм, если нужно расставить приоритеты — голосование точками.

4. Подготовьте материалы и доску. Лучше сделать это до начала воркшопа, а не вместе с участниками. Разметьте зоны для каждого этапа, добавьте инструкции. Участники, которые открывают пустую доску, теряют первые минуты на ориентирование — время максимальной вовлеченности.

5. Подготовьте материалы, которые понадобятся для работы: данные, результаты исследований, примеры. Разместите их на доске так, чтобы участники могли обратиться к ним в нужный момент.

6. Проведите воркшоп. Начните с короткого введения: зачем собрались, что будем делать, какой результат ожидаем. Обозначьте правила — например, говорить по очереди, не критиковать идеи во время генерации, укладываться в тайминг. Следите за временем. Если активность затягивается, лучше остановить ее вовремя и перейти к следующему этапу, чем пытаться «дожать»: фасилитатор, который нарушает собственный тайминг, теряет доверие группы. После воркшопа спросите участников, что сработало и что можно изменить.

Практики для онлайн-воркшопа

Расскажем о пяти практиках, которые можно использовать на любом воркшопе.

Знакомство. Это короткая активность в начале встречи, во время которой участники рассказывают о себе или отвечают на неформальный вопрос. Айс-брейкер нужен для того, чтобы люди заговорили: тот, кто промолчал первые 20 минут, обычно молчит до конца. Эту практику нет смысла использовать, когда команда работает вместе каждый день и все друг друга знают.

Чтобы провести знакомство:

1. Подготовьте вопрос или задание. Вопрос должен быть конкретным и предполагать короткий ответ — например, «назовите самый странный рабочий инструмент, которым вы пользовались». Ответы на абстрактные задания вроде «расскажите о себе» могут занять много времени.

2. Установите тайминг — 30–60 секунд на человека. Если участников больше восьми, попросите отвечать письменно на стикерах, а вслух зачитать только самое интересное.

3. Ответьте первым и покажите участникам формат ответа: длину, степень серьезности, тон.

Мозговой штурм. Брейншторм — это метод групповой генерации идей, при котором участники предлагают варианты без критики и обсуждения. Метод придумал Алекс Осборн, сооснователь рекламного агентства: он хотел, чтобы сотрудники предлагали идеи, не боясь осуждения. Сейчас мозговой штурм используют далеко за пределами рекламы: в дизайне, разработке продуктов, стратегическом планировании. Он полезен, когда нужно собрать максимальное количество идей для продукта, способов решения проблемы, тем для контента.

Чтобы провести мозговой штурм:

1. Сформулируйте вопрос — один, конкретный.

2. Объясните правила: не критиковать, не обсуждать чужие идеи, писать по одной мысли на стикер.

3. Установите тайминг на генерацию — обычно 5–10 минут. Пусть каждый участник пишет идеи на отдельных стикерах молча: при «тихом» мозговом штурме команда придумает больше идей, потому что не будет отвлекаться на разговор.

4. После того как идеи записаны, попросите участников по очереди зачитать их и разместить их на доске так, чтобы видели остальные.

5. Обсудите результаты и переходите к следующей практике — голосованию или группировке.

В библиотеке Unidraw есть несколько шаблонов для брейншторма. Их можно использовать, чтобы разнообразить встречу или если перед командой стоит конкретная задача — например, визуализировать путь клиента.

Пример мозгового штурма в команде редакции блога. Старайтесь формулировать вопрос конкретно: не «Что запостить в блог?», а «Какие пять статей запланировать на июнь?»

Группировка идей. Это метод организации большого количества стикеров в смысловые кластеры. Группировка идей нужна, чтобы увидеть темы и паттерны в хаотичном наборе стикеров. Обычно метод используют после мозгового штурма, когда на доске скопились десятки стикеров и непонятно, с какой идеи начать.

Чтобы провести группировку:

1. Попросите участников молча объединить похожие стикеры по смыслу. Молча — потому что обсуждение на этом этапе замедляет процесс.

2. Установите тайминг — 5–7 минут.

3. Когда группы идей сформировались, каждой дайте название — одним-двумя словами, которые описывают суть кластера.

4. Проверьте результат вместе: все ли стикеры на месте, нет ли «бездомных», которые не попали ни в один кластер.

Голосование точками. Метод быстрого отбора идей, при котором каждый участник получает несколько голосов и отдает их за понравившиеся варианты. Голосование точками нужно, чтобы сузить список идей после мозгового штурма или другой генерации. Метод особенно полезен, когда команда не может договориться. Но его не стоит использовать, если идей меньше трех или решение требует глубокого анализа, а не быстрого выбора.

Чтобы провести голосование:

1. Откройте шаблон голосования в Unidraw. Убедитесь, что все участники понимают каждую идею. Зачитайте стикеры или попросите авторов кратко пояснить свои мысли — заложите по 15–20 секунд на каждую.

2. Раздайте голоса — обычно по 3–5 точек на человека. Попросите всех проголосовать одновременно.

3. Подсчитайте результаты и обсудите их.

Обсуждение в малых группах, или Breakout Sessions. Это проработка конкретного вопроса в командах по 2–4 человека. Такое обсуждение нужно, когда в большой группе не все высказываются или когда задачу полезно рассмотреть с нескольких сторон одновременно. Делить людей на группы нет смысла, если участников меньше шести.

Чтобы провести обсуждение в малых группах, нужно:

1. Разделить участников на группы по 2–4 человека. Выделить каждой группе на онлайн-доске зону с шаблоном для заполнения.

2. Сформулировать задание. Оно может быть одинаковым для всех — тогда в конце интересно сравнить результаты. Или разным — тогда каждая группа прорабатывает свой аспект задачи.

3. Установить тайминг — 10–15 минут на работу в группе.

4. После работы попросить представителя каждой группы презентовать результат за 3–5 минут.

5. Зафиксировать результаты на доске. Устный пересказ теряет детали, а стикеры на доске сохраняют формулировки в том виде, в котором группа их приняла.

Пример обсуждения тем в малых группах. Гайд и интервью победили на голосовании после мозгового штурма, теперь каждая группа прорабатывает свою тему: определяет аудиторию, тезисы и формат статьи

Сценарий стратегического воркшопа на 90 минут

Этот сценарий подходит для любой команды, которой нужно определить приоритеты: на квартал, проект или продуктовый цикл.

0:00–0:10. Введение и знакомство. Фасилитатор озвучивает цель и ожидаемый результат. Каждый участник отвечает на один вопрос, связанный с темой воркшопа.

0:10–0:25. Мозговой штурм. Фасилитатор формулирует вопрос. Пять минут «тихой» генерации идей, затем участники по очереди зачитывают свои мысли и размещают их на доске в зоне общей видимости.

0:25–0:35. Группировка. Участники объединяют стикеры в смысловые кластеры и дают каждому название.

0:35–0:40. Голосование точками. Каждый из группы получает 3–4 голоса и ставит точки на кластерах одновременно с остальными.

0:40–1:00. Работа в малых группах. Топ-3 кластера по голосам распределяются между мини-группами. Задание каждой — сформулировать первый шаг для воплощения идеи и возможные препятствия.

1:00–1:20. Презентация. Каждая группа представляет результат за 5 минут, остальные дополняют и задают вопросы.

1:20–1:30. Итоги. Фасилитатор фиксирует решения, ответственных и сроки, а участники пишут на стикерах свои мысли о сессии.

После того как воркшоп окончен, полезно сохранить доску и отправить участникам ссылку на нее — через день-два детали встречи начнут забываться. Результаты воркшопа можно использовать в работе: например, кластеры идей превратить в основу для дорожной карты.