Карта адаптации сотрудника. Что это и как ее создать

Карта адаптации помогает менеджеру по персоналу стандартизировать прием новых сотрудников — один раз описать процесс и запускать его для каждого новичка. В статье расскажем, что такое карта адаптации и как создать ее на онлайн-доске Unidraw.

Разница между картой пути сотрудника и картой адаптации

Карта пути сотрудника, или Employee Journey Map, — это таблица, в которой менеджер по персоналу описывает весь жизненный цикл сотрудника в компании: от найма до увольнения. Карта включает пять этапов: найм, онбординг, работа и развитие, увольнение, пост-взаимодействие.

Слово Map в английском названии Employee Journey Map означает не географический рисунок, а способ визуализации связей

Карта адаптации — это детализация этапа карты пути сотрудника. Если общая карта описывает жизненный цикл сотрудника крупными блоками, то карта адаптации фокусируется на коротком периоде — от принятия оффера до конца испытательного срока.

Характеристика	Карта адаптации	Карта пути сотрудника
Период	От одного до трех месяцев	Жизненный цикл сотрудника — от двух лет
Цель	Быстрое включение сотрудника в работу, снижение стресса от нового места	Удержание и развитие сотрудников в долгосрочной перспективе
Детализация	Дни и недели: до выхода на работу, первый день, первая неделя, первый месяц	Крупные этапы: найм, онбординг, работа, увольнение

Карту адаптации создает и ведет менеджер по персоналу. Остальные участники — руководитель, ментор, ИТ-отдел — не работают с картой напрямую, а выполняют задачи, которые менеджер прописал в ней для каждого этапа. Например, ментор не заполняет карту сам, но проводит ежедневные встречи с новичком, потому что менеджер по персоналу включил это в карту и поставил ему задачу.

Когда карта полезна, а когда — нет

Карта адаптации полезна компаниям с регулярным наймом. Менеджер по персоналу один раз прописывает процесс и дальше запускает его для каждого новичка. Например, в карте можно зафиксировать, что до выхода на работу каждый новый сотрудник получает приветственное письмо с планом первого дня, а в первый рабочий день — знакомится с командой и руководителем. Без карты менеджеру придется каждый раз заново продумывать шаги адаптации.

Карта не пригождается в компаниях с редким наймом. Если компания нанимает двух-трех специалистов в год, менеджеру по персоналу проще составить индивидуальный план адаптации под конкретного человека. Тратить время на создание и обновление карты ради двух-трех сотрудников в год нет смысла.

Из чего состоит карта адаптации

Карта адаптации выглядит как таблица. В шапке — временные периоды от оффера до конца испытательного срока: до выхода на работу, первый день, первая неделя, первый месяц.

В боковике таблицы — категории информации. На пересечении категории и временного периода менеджер по персоналу описывает конкретные действия, события и задачи. Разберем, какие бывают категории информации.

• Точки контакта — это моменты, когда сотрудник взаимодействует с компанией через людей, документы или системы. Менеджер по персоналу записывает в карту, какие контакты происходят на каждом этапе. Например, до выхода на работу сотрудник получает приветственное письмо и доступ к корпоративному порталу; в первый день — пропуск, оборудование и знакомство с командой; в первую неделю — ежедневные встречи с ментором.

• Действия сотрудника — это задачи, которые новичок выполняет на каждом этапе. Менеджер по персоналу заранее прописывает, что сотрудник должен сделать в каждый период. Например, до выхода на работу — изучить информацию о компании на сайте и подготовить документы; в первый день — заполнить анкету, настроить рабочую почту; в первую неделю — изучить три клиентских кейса и выполнить первую задачу под контролем ментора.

• Эмоции сотрудника — это предполагаемые состояния новичка на разных этапах адаптации. Менеджер по персоналу заполняет эту строку не из головы, а на основе обратной связи от сотрудников, которые уже прошли адаптацию. Например, опросы могут показать, что до выхода на работу новички чувствуют предвкушение и тревогу из-за неизвестности, в первый день — энтузиазм утром и усталость к вечеру, в первую неделю — интерес к задачам, но неуверенность в своих действиях.

• Болевые точки — это барьеры, которые мешают сотруднику адаптироваться. Менеджер по персоналу узнает о них через опросы новичков после каждого этапа и записывает в карту, чтобы устранить повторяющиеся проблемы. Пример значимой боли: нет доступа к рабочей почте три часа в первый день — сотрудник не может участвовать в процессах. Пример незначимой: неясно, какой дресс-код принят — не критично и в карту можно не вносить.

Пример заполнения карты адаптации. Количество периодов в шапке зависит от компании: при испытательном сроке в две недели периодов будет меньше, чем при сроке в месяц

Задачи менеджера по персоналу и руководителя распределяются по этапам карты. Менеджер по персоналу прописывает, кто и что делает на каждом этапе, а затем контролирует выполнение. Например, до выхода сотрудника менеджер отправляет приветственное письмо и назначает ментора из команды; в первый день руководитель проводит экскурсию по офису и представляет новичка команде; в первую неделю руководитель дает обратную связь по первым результатам.

Как заполнить карту адаптации на доске Unidraw

1. Откройте шаблон Employee Journey Map для адаптации на доске Unidraw. Шаблон содержит готовую структуру таблицы с временными периодами и категориями — останется только заполнить ячейки.

2. Соберите данные. Карту нельзя заполнить из головы — нужна информация от тех, кто проходил адаптацию. Попросите двух-трех опытных сотрудников ответить на вопросы: что помогло им влиться в работу, какие трудности возникли в первые дни и недели, чего не хватало. Дополнительно запросите обратную связь у недавних новичков: что было непонятно, где застревали, что было лишним.

3. Разметьте временную шкалу. Определите периоды и впишите их в шапку таблицы: до выхода на работу, первый день, первая неделя, первый месяц. Избегайте размытых формулировок вроде «начальный период» — для разных людей это будет означать разные сроки. Привязывайте этапы к конкретным датам или интервалам.

4. Заполните карту по категориям построчно. Сначала пропишите все действия сотрудника от оффера до конца испытательного срока, затем точки контакта, потом эмоции и так далее.

Построчное заполнение поможет выдержать логику внутри каждой категории. Например, если вы пропишете действия сотрудника на первый день и сразу перейдете к эмоциям за тот же день, вы можете упустить важные действия на первую неделю

5. Запишите решения для болевых точек. Для каждой повторяющейся проблемы опишите конкретное действие: что сделать, кто отвечает, когда выполнить. Например: «Создать учетную запись для новичка за три дня до выхода — ИТ-отдел» или «Добавить в приветственное письмо список сокращений из документов — менеджер по персоналу».

6. Запустите карту в работу. Заполненная карта становится рабочим инструментом, когда менеджер по персоналу переводит ее в задачи для участников. Например, перед выходом нового сотрудника менеджер открывает карту и ставит задачи по этапам: ИТ-отделу — подготовить доступы, руководителю — запланировать экскурсию и представление команде в первый день, ментору — назначить ежедневные встречи на первую неделю. Карта стандартизирует адаптацию, потому что каждый новичок проходит один и тот же набор шагов.

Чек-лист. Как проверить карту адаптации

1. Первый день описан конкретно. Если сотрудник в первый день не понимает, что делать, — в карте не хватает деталей.

2. Назначен ментор. В карте зафиксировано, кто им будет и когда состоится первая встреча. Без ментора новичку придется искать ответы самостоятельно — это замедлит адаптацию.

3. Есть задачи для первой недели. В карте прописаны рабочие задачи, а не только обучение. Сотрудник, который неделю только читает документы, теряет мотивацию.

4. Запланирован сбор обратной связи. В карте указаны точки, когда менеджер по персоналу собирает обратную связь: после первой недели, первого месяца, в конце испытательного срока. Без этого менеджер не узнает о проблемах и не сможет обновить карту.

5. У каждой задачи есть ответственный. Каждое действие в карте закреплено за конкретным человеком: менеджером по персоналу, руководителем, ИТ-отделом, ментором. Задачи без ответственного не выполняются.