Командные сессии на онлайн-доске. Три формата встреч

Командные сессии — это встречи, на которых команда обсуждает взаимодействие: договоренности, успехи и сложности. Сессии помогают сплотить новую команду, снять напряжение или наладить отношения. В статье — три формата таких встреч и шаблоны для онлайн-доски.

Рабочее пространство команды, или Team Canvas

Team Canvas — это структурированная сессия, на которой участники вместе проговаривают и фиксируют цели, роли, ценности, сильные и слабые стороны команды. Сессию проводят в двух случаях: когда команда только собралась и участники еще не договорились о том, как будут работать вместе, или когда команда работает давно, но ее члены не могут найти общий язык.

Допустим, в отдел маркетинга пришли два новых сотрудника, а руководитель сменился три месяца назад. Прежние договоренности никто не соблюдает, новых нет. Люди выполняют задачи, но не понимают, зачем команда существует как целое и чего от нее ждет компания. На сессии Team Canvas можно это проговорить.

Как провести сессию на доске:

1. Подготовьте доску заранее. Откройте шаблон Team Canvas в Unidraw и разместите его на холсте. В шаблоне уже размечены зоны: цели, роли, ценности, правила, сильные и слабые стороны команды. Добавьте в описание встречи контекст: зачем вы проводите сессию и что хотите получить в результате.

2. Начните с целей. Попросите каждого участника за пять минут написать на стикерах ответы на вопросы: «Зачем существует наша команда?», «Какого результата от нас ждет компания?» Попросите участников разместить стикеры в зоне «Цели и предназначение». После того как все разместили свои стикеры, зачитайте их вслух и помогите команде объединить похожие формулировки.

3. Пройдите по остальным зонам. Роли — кто за что отвечает. Ценности — что для команды важно в совместной работе. Правила — как команда принимает решения, как общается, как решает конфликты. Общие цели — информация с цифрами и сроками. Личные цели — какой вклад каждый участник может внести в совместную работу. Сильные и слабые стороны — что команда делает хорошо и где буксует. На каждую зону отведите 10–15 минут: сначала — индивидуальная работа на стикерах, затем — обсуждение.

4. Зафиксируйте результат. Опубликуйте ссылку на доску в общем рабочем пространстве и договоритесь, когда вернетесь к холсту — например, через три месяца.

Пример Team Canvas. Обычно такая встреча занимает 1—2 часа, но без детальной проработки слабых сторон и рисков достаточно 40—50 минут

Team Canvas не стоит использовать, чтобы разрешить острый конфликт между конкретными людьми. На сессии работают с группой, а не разбирают межличностные противоречия — для этого нужна отдельная встреча с участниками конфликта. Также нет смысла проводить сессию, если руководитель уже принял все решения о целях и ролях и ждет от команды формального согласия. Смысл Team Canvas в том, что команда сама приходит к ответам.

Командные договоренности, или Working Agreement

Командные договоренности — это набор правил, которые команда создает сама для себя: как следует общаться, когда можно писать друг другу по рабочим вопросам, как принимать решения, как давать обратную связь. Договоренности составляют, когда в команде накопилось напряжение из-за разных ожиданий. Например, если один человек пишет в чат и ждет ответа в течение часа, а другой проверяет сообщения раз в день.

Договоренности отличаются от Team Canvas. Team Canvas — это «кто мы и зачем». Договоренности — это «как мы работаем вместе изо дня в день». Команда может провести обе сессии: сначала — Team Canvas для выравнивания по целям, потом — договоренности для настройки ежедневного взаимодействия.

Как провести сессию на доске:

1. Подготовьте доску. Откройте шаблон «Правила команды» в Unidraw. В нем уже есть блоки для разных аспектов работы в группе: коммуникации, встреч, рабочего времени, принятия решений, качества работы. Это базовые категории — их можно дополнить или сократить в зависимости от ситуации в команде.

2. Начните с разогрева. Задайте вопрос: «Вспомните команду, в которой вам было комфортно работать. Что делало ее комфортной?» Дайте три минуты на размышление, а затем попросите участников поделиться ответом.

3. Соберите мнения. Попросите каждого участника написать на стикерах свои ожидания от команды по каждой категории. Например: «Отвечаем на сообщения в рабочем чате в течение четырех часов», «Решения по задачам принимает исполнитель, по срокам — руководитель», «Обратную связь даем на встрече один на один, а не в общем чате». Участники должны разместить стикеры в соответствующих зонах.

4. После того как все стикеры размещены, пройдите по каждой зоне и объедините похожие формулировки. Там, где мнения расходятся, — обсудите. Используйте реакции для голосования.

5. Зафиксируйте результаты. Соберите итоговые договоренности в отдельный фрейм на доске. Попросите каждого участника поставить свой стикер с именем рядом — это символический жест принятия. Договоритесь, когда пересмотрите правила: через месяц, через квартал или после первого конфликта.

Пример договоренностей в команде по маркетингу. Не нужно, чтобы все участники были полностью согласны с каждым пунктом, — достаточно, чтобы никто не был категорически против

Сессия занимает час-полтора для команды из четырех-шести человек. Если участников больше, заложите два часа: обсуждение расхождений займет больше времени.

Для проведения сессии по командным договоренностям важно участие каждого. Если фасилитатор принесет готовый список правил и попросит команду его утвердить, сессия превратится в формальность. Суть — в совместном создании: люди соблюдают правила, которые придумали сами, а навязанные — игнорируют.

Командная ретроспектива

Ретроспектива — регулярная сессия, на которой команда разбирает, что получилось, что нет и что изменить. Чаще всего на ретроспективе обсуждают рабочий процесс: задачи, сроки, результаты. Фасилитатор может использовать тот же формат, но разбирать взаимодействие: как люди общаются, кто кому не передает информацию, что мешает сотрудничеству.

Такую сессию проводят, когда в команде есть проблемы: люди перестали рассказывать друг другу, что происходит с их задачами, решения принимают дольше обычного, на встречах одни и те же участники молчат. На ретроспективе эти проблемы можно проговорить в безопасном формате — как наблюдения.

Как провести сессию на доске:

1. Выберите формат. Для командного ретро хорошо подходит Start — Stop — Continue: что начать делать, что перестать, что продолжить. Участникам не нужно готовиться заранее.

2. Подготовьте доску. Откройте шаблон Start — Stop — Continue. В нем есть три колонки: «Начать», «Прекратить», «Продолжить». Добавьте короткое описание встречи: тема, продолжительность, правила. Например, «Говорим о процессах и поведении, а не о людях».

3. Соберите наблюдения. Дайте участникам семь минут на индивидуальную работу: пусть каждый запишет на стикерах свои наблюдения и разместит в нужной колонке. В это время на доске работают все одновременно — участники видят стикеры друг друга, но пока не обсуждают.

4. Пройдите по каждой колонке, объедините похожие наблюдения в кластеры. Обсудите самые частые темы: если пять человек из восьми написали про одну и ту же проблему, это сигнал. Задача фасилитатора — не давать оценок, а помогать команде формулировать конкретные решения.

5. Из всех обсужденных тем выберите два-три конкретных изменения, которые команда готова внедрить. Запишите их в отдельный фрейм на доске: что делаем, кто отвечает, когда проверяем результат. Больше трех действий брать не стоит, иначе ни одно не будет выполнено.

Пример командного ретро. Сессия занимает около часа. Проводить ее имеет смысл регулярно — раз в месяц или квартал, в зависимости от ситуации в команде

Ретро не заменяет индивидуальную работу с сотрудником. Если проблема в конкретном человеке — в его поведении, результатах или отношении к работе, — разговор нужно вести один на один, а не на групповой сессии. На ретроспективе разбирают командное взаимодействие, а не персональные ситуации. Подробнее о форматах ретроспектив и о том, как их проводить, можно прочитать в статье «Как провести эффективное ретро».

Попробуйте начать с формата встречи, который отвечает текущим задачам команды. Провести сессию можно на онлайн-доске Unidraw.