Как провести эффективное ретро

Ретроспектива, или ретро, — встреча, на которой команда подводит итоги спринта, проекта или его этапа. Участники обсуждают, что сработало, где возникли ошибки и что стоит изменить в следующий раз.

Представим: команда разрабатывала сервис доставки. На квартальной ретроспективе они выяснили, что информация о статусе заказов хранилась в разных источниках — чатах, таблицах и таск-трекере. Это создавало путаницу: операторы дублировали запросы, клиенты получали неактуальные данные. В итоге участники ретро договорились фиксировать все изменения в одном пространстве.

Статья будет полезна командам, которые хотят:

• разобрать, что мешает работе, а не копить проблемы;

• найти причины сбоев в процессе;

• договориться об изменениях и реализовать их;

• наладить взаимодействие внутри команды и снизить напряжение в работе.

Кто участвует в ретроспективе

На ретро присутствует вся команда проекта: разработчики, дизайнеры, аналитики и другие участники, которые влияли на результат.

Проводит встречу обычно лид команды или руководитель отдела. Ведущий выступает в роли фасилитатора — человека, который следит за ходом встречи, задает вопросы и помогает команде сформулировать решения.

Иногда фасилитатора приглашают со стороны. Такой специалист не участвует в проекте, поэтому смотрит на ситуацию свежим взглядом. Он не занимает чью‑либо сторону, помогает услышать все точки зрения и вывести обсуждение на конструктивный уровень.

Фасилитатор должен владеть техниками группового обсуждения и работы с обратной связью. Это важно, потому что без модерации ретро может превратиться в спор или обмен жалобами. Одна из популярных техник — Start — Stop — Continue. Ее суть — структурировать обсуждение.

• Start — что команде стоит начать делать: новые практики, подходы.
• Stop — от чего лучше отказаться: действия, замедляющие работу или вызывающие конфликты.
• Continue — что уже работает хорошо.

Иногда на встречу приглашают стейкхолдеров — людей, заинтересованных в продукте. Например, продакт-менеджера или представителя бизнеса. С ними команда обсуждает ожидания, ограничения и то, как принятые решения влияют на итог проекта.

В чем польза ретро

Команда поднимает вопросы, о которых обычно молчат

Встреча создает безопасный формат для обсуждения сложных тем. Например, разработчик говорит, что неделями ждет ответы от дизайнера, а дизайнер — что получает требования частями и в последний момент. На ретро эти нестыковки становятся видны всей команде и перестают быть личными претензиями.

Ошибки перестают повторяться

Ретро позволяет остановиться и разобрать процесс. Пример: команда организовывала корпоративное мероприятие. На ретроспективе участники заметили, что важные детали часто уточняли в последний момент. В итоге решили заранее согласовывать все ключевые задачи.

Налаживается коммуникация

Ретроспектива проясняет взаимодействие внутри команды: показывает, где теряется информация, кто реально принимает решения, а кто оказывается вне обсуждений. В результате регулярных встреч договоренности становятся прозрачнее, а работа — предсказуемее.

Как провести ретроспективу

Подготовьтесь к встрече

Выберите формат и инструменты. Для очной ретроспективы подойдут доска и стикеры. Для удаленной или гибридной — онлайн-доска, где участники работают одновременно. На нее можно заранее добавить шаблон для ретро. В Unidraw такие шаблоны собраны в библиотеке.

Сформируйте состав участников. Важно, чтобы на встрече были все, кто влиял на результат спринта или проекта, и фасилитатор.

Разберите спринт или проект

В начале обозначьте цель ретро и правила обсуждения: говорим по фактам, не ищем виноватых, слушаем друг друга. Чтобы включить команду в работу, используйте короткий разогрев. Например, задайте вопрос: «Одним словом — как прошел спринт?» Можно предложить упражнение: каждый ставит стикер на шкале от 1 до 5, где 1 — «очень тяжело», 5 — «отлично».

Затем предложите участникам зафиксировать наблюдения с помощью стикеров на доске. Ориентируйтесь на вопросы:

1. Что прошло хорошо?

2. Что пошло не так?

3. Что стоит изменить?

4. Какие действия нужно для этого предпринять?

Например:

1. Задачи закрывали без авралов.

2. Часть требований изменилась уже после старта разработки.

3. Нужно согласовывать требования до начала спринта.

4. Мы добавим обязательную проверку задач перед планированием.

Найдите общие темы

Сгруппируйте стикеры и посмотрите, какие проблемы и решения повторяются. Например, если несколько человек упоминают срывы сроков, уточните, на каком этапе они возникают: при планировании, разработке, согласованиях или тестировании.

Определите план действий

Сформулируйте конкретные шаги. Каждый должен отвечать на три вопроса: что делаем, кто отвечает, к какому сроку. Если идей много, команда голосует и выбирает 1–2 приоритетных шага.

Завершите ретро

В конце кратко зафиксируйте итоги встречи и список договоренностей. Пусть команда решит, где будет отслеживать их выполнение — например, в таск-трекере или на отдельном фрейме в Unidraw.

Типы ретро

Выбор формата ретроспективы зависит от цели: быстро подвести итоги или подробно разобрать этап работы. В Unidraw есть готовые шаблоны для разных сценариев.

Быстрая ретроспектива

Подходит для разбора регулярных спринтов и этапов проекта — например, для выпуска номера интернет‑журнала или проведения промо‑акции. Короткое ретро занимает 20–30 минут. Команда фиксирует наблюдения на доске с помощью стикеров, отмечая, что прошло хорошо, что мешало и какие действия предпринять дальше.

Если не хватает идей, используйте предложенные вопросы — они есть в каждом блоке шаблона

Ретроспектива «Парусник»

Формат подходит для сложных проектов, где много участников и рисков. Например, для запуска нового продукта или ребрендинга компании.

Команда представляет работу как движение к цели — «острову». Наблюдения распределяют по элементам схемы:

• «ветер» — что помогало двигаться быстрее: удачные решения, поддержка, ресурсы;

• «солнце» — что поддерживало команду: понятные цели, доверие, стабильные договоренности;

• «якоря» — что замедляло процесс: перегруз, согласования, непонятные требования;

• «камни» — риски и проблемы, которые могут возникнуть в будущих проектах.

Если базовых элементов схемы недостаточно, можно добавить новые. Представим ситуацию: команда организаторов готовила мероприятие. Заказчик давал обратную связь очень неохотно, поэтому команда не могла оценить, соответствуют ли их идеи и реализация ожиданиям клиента. На ретро они добавили элемент «волны» и отметили на нем проблемы, из-за которых испытывали тревогу. Так удалось визуально разделить организационные проблемы и эмоциональный фон команды.

Чтобы добавить дополнительный элемент в шаблон, найдите картинку с белым фоном и вставьте ее на доску или нарисуйте карандашом

Советы для эффективного ретро

Используйте один и тот же формат

Выберите шаблон, откройте его на доске и используйте регулярно. Так будет проще отслеживать динамику: вы увидите, какие проблемы повторяются, какие решения работают.

Ограничивайте время

Для большинства встреч обычно хватает 30–45 минут. Время можно распределить по-разному. Например, потратить первые 10 минут на сбор идей, следующие 15 — на их структуризацию и поиск паттернов, оставшиеся 5–10 — на формулировку конкретных действий. Для больших проектов или редких ретроспектив время можно увеличить, но важно не уходить в детали отдельных задач и не увязнуть в обсуждениях.

Чтобы следить за временем, советуем использовать таймер. В Unidraw он есть на каждой доске.

Таймер находится в верхней части интерфейса рядом с профилем

Формулируйте конкретные действия

По окончании встречи договоренности должны быть сформулированы конкретно: кто что делает и к какому сроку. Пример: «Разработчик обновит тестовый сценарий до пятницы», «Дизайнер согласует макет с маркетологом до понедельника».

Не оставляйте ретро просто разговором

Используйте выводы в работе команды.

• Отслеживайте прогресс на ежедневных созвонах. Проверяйте, сделаны ли шаги, которые обсуждали на ретро.

• Включайте результаты в планирование следующих проектов.

• Фиксируйте договоренности в таск-трекере или на доске.

Ретроспектива — это инструмент, который помогает команде работать лучше. Ретро сэкономит ресурсы в долгосрочной перспективе: потраченные 30 минут на встречу могут сократить часы бесполезной работы в будущем.