Канбан-метод. Как управлять личными и командными задачами с помощью доски

Канбан-метод — это способ улучшения процессов через визуализацию задач. Его применяют для личного планирования, например чтобы распределить дела на неделю, и для управления командной работой, чтобы контролировать поток задач. В этой статье мы расскажем об использовании Канбана.

Как появился Канбан-метод

Канбан-метод как система улучшения процессов появился в 2004 году в индийском подразделении XIT компании Microsoft. Драгош Думитриу, главный менеджер отдела, первым внедрил изменения, которые позже легли в основу метода. Успех практики в XIT привлек внимание Дэвида Андерсона, куратора Драгоша. Андерсон систематизировал подход и начал представлять его на IT-конференциях. Вокруг его идей сформировалось сообщество практиков, которое предложило название «Канбан-метод».

Важным этапом развития метода стала разработка Kanban Maturity Model — модели организационной зрелости, демонстрирующей связь между культурой компании, практиками и результатами. Визуализация работы стала одной из ключевых практик Канбан-метода.

Для разных уровней зрелости используют разные инструменты визуализации. Маркерные или онлайн-доски применяют для задач на нулевом и первом уровнях. Со второго уровня используют интегрированные системы: Jira, Kaiten, Monday. Они связывают задачи сотрудников с проектами, собирают аналитику по командам и помогают руководителям координировать работу на уровне организации.

Что такое канбан-доска

Канбан-доска — таблица с вертикальными колонками. Каждая колонка — этап, который проходит задача. По мере выполнения карточки-задачи двигаются слева направо. Канбан и канбан-доска — это разные понятия. Канбан — комплекс правил о том, как ограничивать работу, расставлять приоритеты и ускорять поток задач. Это «мозги» процесса: правила лимитов, принципы вытягивания задач и способы анализа эффективности работы. Канбан-доска — инструмент визуализации Канбана.

Можно иметь доску, но не работать по Канбану, но нельзя использовать Канбан, не имея доски

Персональный Канбан-метод

С помощью персонального Канбана человек управляет личными задачами и проектами. Доска делится на колонки:

1. «В планах» — задачи, которые предстоит выполнить. Рабочие и личные задачи записываются на одной доске, если удобно планировать их совместно, например заказ в интернет-магазине и публикация статьи в онлайн-журнале.

2. «На очереди» — буфер между «В планах» и «В работе». В «Плане» могут быть сотни идей, а в колонке «На очереди» — только 3–5 приоритетных задач на сегодня.

3. «В работе» — текущие задачи. Здесь действует WIP-лимит — ограничение работы количеством задач, например двумя. Меньше брать можно, больше — нельзя.

4. «Готово» — завершенные задачи. Колонка нужна для анализа: сколько задач закрывается за день или неделю, какие занимают больше времени.

Задачи, которые сильно различаются по важности или контексту, лучше разносить на отдельные доски. Например, срочный рабочий проект и планирование личной поездки — это дела с разными приоритетами, а встреча в офисе и поход в магазин — задачи с разными контекстами.

Если WIP-лимит — две задачи, сначала заканчивают те, что в работе, а потом берут новые из столбца «На очереди»

Агрегированный персональный Канбан-метод

Агрегированный персональный Канбан создан для команды из 5–7 человек. Он подходит, когда участники работают относительно независимо, но в одном проекте. Колонки на доске отражают этапы работы, горизонтальные дорожки — исполнителей. Каждый участник ведет задачи от «Плана» до «Готово», соблюдая WIP-лимит на человека.

WIP-лимит на человека — это ограничение количества задач в работе для каждого участника. То есть лимит применяется к человеку, а не ко всей команде, как в персональном Канбане. WIP-лимит на человека исключает ситуацию, когда один человек работает над шестью задачами, а другой не работает вообще.

WIP-лимит на человека на иллюстрации — две задачи. При этом всего задач на команду четыре

Иногда на доску добавляют «красную дорожку» — выделенную горизонтальную строку для одной срочной задачи. Ее рисуют выше остальных «персональных» дорожек, чтобы команда видела: происходит что-то экстраординарное. Например, упал сервер или пришел иск от юристов — нужно решить проблему, прежде чем продолжать работу над другими задачами.

Командный Канбан-метод

Командный Канбан подходит для команды, в которой результат зависит от взаимодействия ее членов: когда над одной задачей работают от двух человек, а передача задачи между участниками — часть процесса. Над одной задачей могут работать несколько исполнителей — параллельно или по очереди, — но все они должны следить за WIP-лимитом на команду.

WIP-лимит на команду ограничивает количество задач, над которыми команда работает одновременно. Если колонка «В работе» постоянно заполнена и задачи не продвигаются к завершению, значит, команда перегружена. Руководителю стоит пересмотреть приоритеты, разбить задачи или помочь команде согласовать совместную работу, чтобы ускорить ее выполнение.

Если WIP-лимит на команду — четыре задачи, значит, пятая не может быть начата. Если какой-то член команды освобождается, он не берет новую задачу, а помогает завершить взятую

Персональный, агрегированный персональный и командный Канбаны позволяют собирать базовые метрики работы команды:

• время выполнения — сколько дней проходит от момента, когда задача попала в работу, до ее завершения;
• пропускная способность — сколько задач команда закрывает за фиксированный период;
• WIP — количество задач, которые одновременно находятся в работе.

Показатели дают руководителю основу для прогнозов. Например, если среднее время выполнения задачи — пять дней, можно оценить сроки проекта и отдельных этапов. Когда базовых метрик становится недостаточно, например требуется анализ времени цикла или сводные диаграммы процесса, можно обратиться к канбан-модели зрелости и более продвинутым инструментам анализа.